Politique de confidentialité
Information destinée aux utilisateurs de l’application, du site et de l’espace d’administration
La présente politique explique qui traite vos données personnelles, à quelles fins, pendant combien de temps et comment exercer vos droits. Elle s’applique à l’application ClubUp Club Manager, au site ClubUp et à l’espace d’administration.
1 Identité et rôles
ClubUp est exploité par SwissClear B.V., société de droit néerlandais inscrite sous le numéro 98774956, Herengracht 320, 1016 CE Amsterdam, Pays-Bas, agissant notamment par sa succursale de Genève, Rue des Voisins 8, 1205 Genève, Suisse, IDE CHE-360.039.349.
Contact relatif à la protection des données : hello@clubup.ch.
Pour les données relatives aux membres, équipes, représentants légaux et contenus du club, le club auquel vous êtes rattaché détermine les finalités du traitement et agit en principe comme responsable du traitement. ClubUp traite ces données pour le compte du club, selon ses instructions.
ClubUp agit toutefois comme responsable du traitement pour les données nécessaires à la gestion de ses propres relations contractuelles, à la facturation, à l’assistance, à la sécurité de la plateforme, à la prévention des abus et au fonctionnement du site. L’identité et les coordonnées de votre club sont accessibles dans l’application ou peuvent être obtenues auprès de son comité.
2 Données traitées
| Catégorie | Exemples | Origine |
|---|---|---|
| Identité et contact | Nom, prénom, adresse électronique, téléphone et adresse postale lorsqu’ils sont renseignés | Vous-même, votre représentant légal ou votre club |
| Appartenance au club | Club, équipes, rôle, statut d’adhésion et droits d’accès | Votre club |
| Contenus | Messages, annonces, réponses aux événements, documents, photos et signalements | Vous-même, votre club ou d’autres membres autorisés |
| Données techniques | Identifiant utilisateur, identifiant ou jeton de notification, adresse IP, journaux de connexion et données de sécurité | Générées lors de l’utilisation |
| Administration et support | Coordonnées des administrateurs, demandes d’assistance, historique des actions administratives | Administrateurs et utilisateurs |
| Contrat et facturation | Formule souscrite, factures, statut du paiement et échanges contractuels | Club et prestataires de paiement |
ClubUp n’a pas vocation à recevoir des données médicales ou d’autres données sensibles dans les zones de texte libre ou les documents. Un club ne doit déposer de telles données que si cela est nécessaire, licite, expressément autorisé et assorti de mesures adaptées.
3 Finalités et fondements
| Finalité | Rôle principal | Fondement lorsque le RGPD s’applique |
|---|---|---|
| Créer le compte, donner accès à l’espace du club et fournir les fonctions demandées | Club responsable, ClubUp sous-traitant | Exécution de la relation avec le club ou intérêt légitime du club |
| Gérer équipes, événements, annonces, présences, documents, messagerie et partenaires | Club responsable, ClubUp sous-traitant | Exécution de la relation associative ou intérêt légitime ; consentement lorsque requis |
| Assurer la sécurité, prévenir les abus, diagnostiquer les incidents et maintenir le service | ClubUp responsable pour ses propres opérations | Intérêt légitime à sécuriser et exploiter le service |
| Gérer l’abonnement, la facturation, le support et les obligations comptables | ClubUp responsable | Exécution du contrat et obligation légale |
| Envoyer les notifications et courriels transactionnels | Selon le message, club ou ClubUp | Exécution du service ou intérêt légitime |
En droit suisse, les traitements sont réalisés conformément aux principes de licéité, de proportionnalité, de finalité, de transparence et de sécurité prévus par la LPD. Lorsque le consentement est utilisé, il peut être retiré pour l’avenir sans affecter la licéité du traitement antérieur.
4 Destinataires et visibilité
- Les administrateurs autorisés du club peuvent accéder aux informations nécessaires à la gestion des membres et des équipes.
- Les entraîneurs et responsables d’équipe accèdent uniquement aux données nécessaires à leur équipe et à leur rôle.
- Les autres membres voient les informations rendues visibles par le club, par exemple le nom, la photo de profil, l’équipe ou les contenus partagés avec eux.
- Les membres d’un autre club ne doivent pas pouvoir accéder à vos données.
- Le personnel autorisé de ClubUp et ses prestataires techniques n’accèdent aux données que dans la mesure nécessaire à la fourniture, à la sécurité et à l’assistance du service.
- Les autorités peuvent recevoir des données lorsque la loi l’exige ou l’autorise.
5 Prestataires techniques et transferts
| Prestataire ou service | Fonction | Zone ou garantie |
|---|---|---|
| Google Cloud et Firebase | Authentification, base de données, stockage et notifications | Région principale configurée pour le projet ; autres traitements selon les conditions Google et son registre de sous-traitants |
| Google Cloud Translation | Traduction des contenus activés par le club | Localisation selon le point de terminaison et la configuration utilisés |
| Vercel Inc. | Hébergement et diffusion du site ou de l’espace d’administration | Traitements internationaux ; garanties contractuelles et mécanismes de transfert applicables |
| Zoho ZeptoMail | Courriels transactionnels | Centre de données du compte ; accès d’assistance encadré selon les conditions Zoho |
| Prestataires de paiement | Paiement et facturation de l’abonnement | Données de paiement traitées directement par le prestataire concerné |
Lorsque des données sont communiquées dans un État ne bénéficiant pas d’un niveau de protection reconnu comme adéquat, ClubUp s’appuie sur une garantie admise par le droit applicable, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne adaptées, lorsque nécessaire, au droit suisse, ou un cadre de protection reconnu. Les informations actualisées sur les prestataires, leurs lieux de traitement et les garanties applicables peuvent être demandées à hello@clubup.ch.
Les contenus soumis à la traduction automatique peuvent contenir des informations saisies par le club. Le club doit éviter d’y inclure des données sensibles ou non nécessaires.
6 Durées de conservation
| Données | Durée ou critère |
|---|---|
| Compte, profil et appartenance | Pendant l’adhésion ou l’accès autorisé, puis suppression ou anonymisation selon les instructions du club et au plus tard à l’issue du délai de fin de contrat applicable |
| Messages, annonces, événements, réponses et documents | Durée déterminée par le club selon ses besoins associatifs, puis suppression ou anonymisation ; suppression générale à la fin du service selon le contrat |
| Journaux de sécurité | Douze mois au maximum, sauf nécessité liée à un incident ou à une obligation légale |
| Demandes d’assistance et signalements | Jusqu’à douze mois après leur clôture, sauf litige ou obligation légale |
| Données contractuelles et pièces comptables | Dix ans ou toute autre durée imposée par le droit applicable |
| Sauvegardes | Rotation et effacement dans un délai maximal de quatre-vingt-dix jours après suppression des systèmes actifs, sous réserve des capacités techniques confirmées |
À la fin de l’abonnement, le club dispose de trente jours pour demander ou effectuer l’export prévu au contrat. À l’issue de ce délai, la suppression ou l’anonymisation des systèmes actifs est engagée et achevée dans les trente jours, sous réserve d’une conservation imposée par la loi, nécessaire à la constatation de droits ou limitée aux sauvegardes protégées jusqu’à leur rotation.
7 Vos droits
Selon la législation applicable et les conditions qu’elle prévoit, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, la limitation du traitement, la remise de certaines données dans un format portable, ou vous opposer à un traitement fondé sur un intérêt légitime. Vous pouvez également retirer un consentement pour l’avenir.
Pour les traitements décidés par votre club, adressez votre demande au comité ou au contact de protection des données du club. Vous pouvez aussi écrire à hello@clubup.ch ; ClubUp transmettra la demande au club ou y répondra lorsqu’il agit lui-même comme responsable du traitement. Une vérification raisonnable de l’identité peut être demandée.
La suppression d’un compte n’emporte pas nécessairement l’effacement immédiat de toute contribution : certains contenus peuvent être anonymisés ou conservés lorsqu’une obligation légale, les droits de tiers, la sécurité ou la défense de droits le justifient. Les sauvegardes sont supprimées selon leur cycle de rotation.
8 Mineurs et représentants légaux
Les clubs peuvent gérer des membres mineurs et les coordonnées de leurs représentants légaux. Le club détermine la base légale appropriée et recueille les autorisations nécessaires, notamment pour les photographies et les contenus publiés. Le consentement parental n’est pas l’unique fondement possible et n’est demandé que lorsque le droit applicable ou la nature du traitement l’exige. Les droits d’un mineur peuvent être exercés par son représentant légal dans les conditions prévues par la loi.
9 Sécurité
ClubUp met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le chiffrement des communications, la gestion individualisée des accès, la limitation des privilèges, le cloisonnement logique des clubs, la journalisation de sécurité et des procédures de gestion des incidents. Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, les mesures sont réévaluées en fonction des risques et de l’évolution du service.
10 Réclamations
Vous pouvez contacter votre club ou ClubUp avant toute réclamation. Vous pouvez également vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence en Suisse. Si le RGPD s’applique, vous pouvez saisir l’autorité de contrôle compétente dans l’État où vous résidez, travaillez ou estimez qu’une violation a eu lieu.
11 Modifications
La présente politique peut être mise à jour pour refléter l’évolution du service, des prestataires ou du droit. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs par un moyen approprié. La version et la date de mise à jour sont indiquées en tête ou en pied du document.