Informativa sulla privacy
Informazione destinata agli utenti dell’applicazione, del sito e dello spazio di amministrazione
La presente informativa spiega chi tratta i vostri dati personali, per quali finalità, per quanto tempo e come esercitare i vostri diritti. Si applica all’applicazione ClubUp Club Manager, al sito ClubUp e allo spazio di amministrazione.
1 Identità e ruoli
ClubUp è gestito da SwissClear B.V., società di diritto olandese iscritta con il numero 98774956, Herengracht 320, 1016 CE Amsterdam, Paesi Bassi, che agisce in particolare tramite la sua succursale di Ginevra, Rue des Voisins 8, 1205 Ginevra, Svizzera, IDI CHE-360.039.349.
Contatto in materia di protezione dei dati: hello@clubup.ch.
Per i dati relativi ai membri, alle squadre, ai rappresentanti legali e ai contenuti della società, la società alla quale siete affiliati determina le finalità del trattamento e agisce in linea di principio come titolare del trattamento. ClubUp tratta tali dati per conto della società, secondo le sue istruzioni.
ClubUp agisce tuttavia come titolare del trattamento per i dati necessari alla gestione dei propri rapporti contrattuali, alla fatturazione, all’assistenza, alla sicurezza della piattaforma, alla prevenzione degli abusi e al funzionamento del sito. L’identità e i recapiti della vostra società sono accessibili nell’applicazione o possono essere richiesti al comitato.
2 Dati trattati
| Categoria | Esempi | Origine |
|---|---|---|
| Identità e contatto | Cognome, nome, indirizzo e-mail, telefono e indirizzo postale se indicati | Voi stessi, il vostro rappresentante legale o la vostra società |
| Appartenenza alla società | Società, squadre, ruolo, stato di adesione e diritti di accesso | La vostra società |
| Contenuti | Messaggi, comunicazioni, risposte agli eventi, documenti, foto e segnalazioni | Voi stessi, la vostra società o altri membri autorizzati |
| Dati tecnici | Identificativo utente, identificativo o token di notifica, indirizzo IP, registri di connessione e dati di sicurezza | Generati durante l’utilizzo |
| Amministrazione e assistenza | Recapiti degli amministratori, richieste di assistenza, cronologia delle azioni amministrative | Amministratori e utenti |
| Contratto e fatturazione | Piano sottoscritto, fatture, stato del pagamento e scambi contrattuali | Società e prestatori di servizi di pagamento |
ClubUp non è destinato a ricevere dati sanitari o altri dati sensibili nei campi di testo libero o nei documenti. Una società deve depositare tali dati solo se ciò è necessario, lecito, espressamente autorizzato e accompagnato da misure adeguate.
3 Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Ruolo principale | Base giuridica quando si applica il GDPR |
|---|---|---|
| Creare l’account, dare accesso allo spazio della società e fornire le funzioni richieste | Società titolare, ClubUp responsabile del trattamento | Esecuzione del rapporto con la società o legittimo interesse della società |
| Gestire squadre, eventi, comunicazioni, presenze, documenti, messaggistica e partner | Società titolare, ClubUp responsabile del trattamento | Esecuzione del rapporto associativo o legittimo interesse; consenso ove richiesto |
| Garantire la sicurezza, prevenire gli abusi, diagnosticare gli incidenti e mantenere il servizio | ClubUp titolare per le proprie operazioni | Legittimo interesse a proteggere e gestire il servizio |
| Gestire l’abbonamento, la fatturazione, l’assistenza e gli obblighi contabili | ClubUp titolare | Esecuzione del contratto e obbligo di legge |
| Inviare le notifiche e le e-mail transazionali | A seconda del messaggio, società o ClubUp | Esecuzione del servizio o legittimo interesse |
Nel diritto svizzero i trattamenti sono effettuati conformemente ai principi di liceità, proporzionalità, finalità, trasparenza e sicurezza previsti dalla LPD. Quando viene utilizzato il consenso, esso può essere revocato per il futuro senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
4 Destinatari e visibilità
- Gli amministratori autorizzati della società possono accedere alle informazioni necessarie alla gestione dei membri e delle squadre.
- Gli allenatori e i responsabili di squadra accedono unicamente ai dati necessari alla loro squadra e al loro ruolo.
- Gli altri membri vedono le informazioni rese visibili dalla società, ad esempio il nome, la foto del profilo, la squadra o i contenuti condivisi con loro.
- I membri di un’altra società non devono poter accedere ai vostri dati.
- Il personale autorizzato di ClubUp e i suoi prestatori tecnici accedono ai dati solo nella misura necessaria alla fornitura, alla sicurezza e all’assistenza del servizio.
- Le autorità possono ricevere dati quando la legge lo esige o lo consente.
5 Prestatori tecnici e trasferimenti
| Prestatore o servizio | Funzione | Zona o garanzia |
|---|---|---|
| Google Cloud e Firebase | Autenticazione, banca dati, archiviazione e notifiche | Regione principale configurata per il progetto; altri trattamenti secondo le condizioni di Google e il suo registro dei sub-responsabili |
| Google Cloud Translation | Traduzione dei contenuti attivati dalla società | Localizzazione secondo l’endpoint e la configurazione utilizzati |
| Vercel Inc. | Hosting e diffusione del sito o dello spazio di amministrazione | Trattamenti internazionali; garanzie contrattuali e meccanismi di trasferimento applicabili |
| Zoho ZeptoMail | E-mail transazionali | Centro dati dell’account; accesso di assistenza disciplinato secondo le condizioni di Zoho |
| Prestatori di servizi di pagamento | Pagamento e fatturazione dell’abbonamento | Dati di pagamento trattati direttamente dal prestatore interessato |
Quando i dati sono comunicati in uno Stato che non beneficia di un livello di protezione riconosciuto adeguato, ClubUp si fonda su una garanzia ammessa dal diritto applicabile, in particolare le clausole contrattuali tipo della Commissione europea adattate, ove necessario, al diritto svizzero, oppure un quadro di protezione riconosciuto. Le informazioni aggiornate sui prestatori, sui loro luoghi di trattamento e sulle garanzie applicabili possono essere richieste a hello@clubup.ch.
I contenuti sottoposti alla traduzione automatica possono contenere informazioni inserite dalla società. La società deve evitare di includervi dati sensibili o non necessari.
6 Durate di conservazione
| Dati | Durata o criterio |
|---|---|
| Account, profilo e appartenenza | Durante l’adesione o l’accesso autorizzato, poi cancellazione o anonimizzazione secondo le istruzioni della società e al più tardi alla scadenza del termine di fine contratto applicabile |
| Messaggi, comunicazioni, eventi, risposte e documenti | Durata determinata dalla società secondo le proprie esigenze associative, poi cancellazione o anonimizzazione; cancellazione generale alla fine del servizio secondo il contratto |
| Registri di sicurezza | Dodici mesi al massimo, salvo necessità legata a un incidente o a un obbligo di legge |
| Richieste di assistenza e segnalazioni | Fino a dodici mesi dopo la loro chiusura, salvo controversia o obbligo di legge |
| Dati contrattuali e documenti contabili | Dieci anni o qualsiasi altra durata imposta dal diritto applicabile |
| Copie di sicurezza | Rotazione e cancellazione entro un termine massimo di novanta giorni dopo la cancellazione dai sistemi attivi, fatte salve le capacità tecniche confermate |
Alla fine dell’abbonamento, la società dispone di trenta giorni per richiedere o effettuare l’esportazione prevista dal contratto. Trascorso tale termine, la cancellazione o l’anonimizzazione dei sistemi attivi è avviata e completata entro trenta giorni, fatta salva una conservazione imposta dalla legge, necessaria all’accertamento di diritti o limitata alle copie di sicurezza protette fino alla loro rotazione.
7 I vostri diritti
Secondo la legislazione applicabile e alle condizioni da essa previste, potete chiedere l’accesso ai vostri dati, la loro rettifica o cancellazione, la limitazione del trattamento, la consegna di determinati dati in un formato portabile, oppure opporvi a un trattamento fondato su un legittimo interesse. Potete inoltre revocare un consenso per il futuro.
Per i trattamenti decisi dalla vostra società, rivolgete la vostra richiesta al comitato o al referente per la protezione dei dati della società. Potete anche scrivere a hello@clubup.ch; ClubUp trasmetterà la richiesta alla società o vi risponderà quando agisce esso stesso come titolare del trattamento. Può essere richiesta una ragionevole verifica dell’identità.
La cancellazione di un account non comporta necessariamente la cancellazione immediata di ogni contributo: alcuni contenuti possono essere anonimizzati o conservati quando un obbligo di legge, i diritti di terzi, la sicurezza o la difesa di diritti lo giustificano. Le copie di sicurezza sono cancellate secondo il loro ciclo di rotazione.
8 Minori e rappresentanti legali
Le società possono gestire membri minorenni e i recapiti dei loro rappresentanti legali. La società determina la base giuridica appropriata e raccoglie le autorizzazioni necessarie, in particolare per le fotografie e i contenuti pubblicati. Il consenso dei genitori non è l’unico fondamento possibile ed è richiesto solo quando il diritto applicabile o la natura del trattamento lo esige. I diritti di un minore possono essere esercitati dal suo rappresentante legale alle condizioni previste dalla legge.
9 Sicurezza
ClubUp attua misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, in particolare la cifratura delle comunicazioni, la gestione individualizzata degli accessi, la limitazione dei privilegi, la separazione logica delle società, la registrazione di sicurezza e procedure di gestione degli incidenti. Poiché nessun sistema può garantire una sicurezza assoluta, le misure sono rivalutate in funzione dei rischi e dell’evoluzione del servizio.
10 Reclami
Potete contattare la vostra società o ClubUp prima di ogni reclamo. Potete inoltre rivolgervi all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza in Svizzera. Se si applica il GDPR, potete adire l’autorità di controllo competente nello Stato in cui risiedete, lavorate o ritenete che sia avvenuta una violazione.
11 Modifiche
La presente informativa può essere aggiornata per riflettere l’evoluzione del servizio, dei prestatori o del diritto. Ogni modifica sostanziale è portata a conoscenza degli utenti con un mezzo appropriato. La versione e la data di aggiornamento sono indicate all’inizio o in calce al documento.
In caso di divergenza tra le versioni linguistiche, fa fede la versione francese.